Dziesiątki tysięcy produktów, różne ceny, zdjęcia, atrybuty, kolory, wymiary, etc.

W sklepie z obuwiem wprowadzane są zmiany co sezon, e-delikatesy podatne są na nieustanne weryfikacje cen warzyw, dżemów czy napojów, witryny oferujące małe AGD mają w ofercie dziesiątki tysięcy produktów, w sieci sprzedaje się niemal wszystko na bardzo dużą skalę.

By sprzedaż rosła, by konsumenci ufali sklepowi internetowemu wszystkie dane muszą być aktualne. Stany magazynowe muszą w czasie rzeczywistym być weryfikowane. Jak tym zarządzać? Plik CSV służy pełnej organizacji, kontroli, zarządzaniem produktami, pomaga w wygodnym przechowywaniu aktualnych danych, które rozsyła do różnych kanałów reklamowych, jak i do sklepu aktualizując wszelkie informacje o produktach. Jak utworzyć i jak otworzyć plik CSV? Dlaczego plik CSV jest niezastąpionym narzędziem? Sprawdzamy.

Plik CSV – jak to działa?

Pliki product feed (pliki produktowe, CSV) to odpowiednio sformatowane pliki XML. Znajdują się w nich wszystkie niezbędne do wyświetlenia danego produktu informacje:

  • nazwa,
  • cena,
  • zdjęcie,
  • opis,
  • rozmiar,
  • kolor,
  • specyfikacja technologiczna.

Zadaniem plików CSV jest ułatwienie i umożliwienie wprowadzania w prosty i pewny sposób oferty produktowej nawet kilku tysięcy pozycji do różnych kanałów sprzedaży. Plik produktowy z powodzeniem wykorzystywany jest w sklepach internetowych, które promują swoją ofertę w Google AdWords, Google Zakupach, Facebook Ads, porównywarkach, marketplace`ach czy poprzez sieci afiliacyjne.

Poprawnie zoptymalizowany plik CSV przesyła informacje do kanału sprzedaży, dzięki czemu użytkownik może odnaleźć oferowany przez sklep produkt np. na konkretne frazy kluczowe wprowadzane w wyszukiwarkę.

Istotnym elementem „dbania” o plik CSV jest jego stała aktualizacja. Wynika to z tego, że pewne informacje podlegają dynamicznym zmianom. Szczególnie wrażliwe na zmiany są stany magazynowe, które muszą być aktualne, w innym wypadku e-konsument może złożyć zamówienie na produkt, którego w rzeczywistości nie ma na stanie e-sklepu.

Pliki CSV często też eksportowane są przez dostawców poprzez ich własne systemy, następnie taki plik można importować do bazy e-sklepu. W ten sposób można szybko rozbudowywać bazę oferowanych przez sklep produktów.

Jak sprzedawać za pomocą pliku CSV?

Podstawowa zasada w prowadzeniu sprzedaży na bazie pliku produktowego jest taka, że nie ma jednego pliku CSV. Każdy kanał reklamowy różni się od siebie i każdy kanał ma swoje wytyczne, które należy spełnić by plik produktowy był przyjęty przez wydawcę reklamy. Należy zapoznać się z wytycznymi (bardzo często systemy sprzedaży umożliwiają eksport pliku CSV przygotowanego pod konkretny kanał) i przygotować plik tak, by cały proces integracji przebiegał bezproblemowo.

Zoptymalizowany pod konkretny kanał plik CSV należy wgrać do systemu takiego kanału (np. Google Merchant Center). Potem trzeba już tylko poczekać na akceptację. Proste? W teorii tak, w praktyce trzeba przyłożyć się do przygotowania pliku tak, by był dobrze zoptymalizowany pod kanał reklamy.

Każdy wiersz pliku powinien być wypełniony informacjami, które w sumie złożą się na pełny, spójny i odpowiadający na potrzeby użytkowników produkt. W Google`u liczy się relacja opisu produktu do tego, co wpisuje się w wyszukiwarkę, warto wyróżnić ofertę innym niż packshotowe zdjęcie (zaaranżowane, w użyciu). Porównywarki, marketplace`y czy pasaże e-commerce pozwalają na dostarczenie większej ilości zdjęć czy filmików.

Plik CSV – jak otworzyć?

Plik w formacie CSV można otworzyć na wiele sposobów. CSV to skrót od Comma Separated Values – wartości oddzielone przecinkiem. Jest to po prostu format przechowywania danych w plikach tekstowych. Można go otworzyć jednym z narzędzi pakietu Office. Dobrym wyborem, który pozwoli otwierać plik CSV jest także Notepad ++ – wersja notatnika, która jest o wiele bogatsza i wyposażona w dodatkowe funkcje. Bardzo dobrze sprawdza się Libre Office i jego narzędzie Calc. Tu wygodnie można zarządzać tzw. przecinkami, które odpowiednio separują kolumny. Należy pamiętać, że podczas otwierania pliku koniecznie musimy wybrać system kodowania Unicode (UTF8).

Istnieją także specjalne, przeznaczone do zarządzania plikiem CSV oprogramowania, takie jak CSVed czy CSV Easy.

Zawsze warto potestować kilka rozwiązań i wybrać ten program, na którym praca nad plikiem będzie dla nas najprostsza.

Tworzenie pliku CSV

Tworzenie pliku w formacie CSV nie jest specjalnie wymagające. Dane, które określają produkt, takie jak nazwa, opis, cena, waga, rozmiar, kolor czy stan magazynowy należy wprowadzić kolejno w odpowiednie kolumny i wiersze. Kierujmy się zawsze tym, co jest istotne dla konkretnego produktu. Jeśli oferujemy ocet balsamiczny to ważna będzie (poza nazwą) jego objętość i np. okres leżakowania, dla ubrań istotna jest kolorystyka oraz rozmiar, przy oponach musimy określić czy są zimowe czy letnie, itd. Wszystkie dane, istotne z perspektywy użytkownika, muszą się znaleźć w takim pliku. Potem wystarczy zapisać go w odpowiednim rozszerzeniu i wybrać właściwy system kodowania (UTF-8).

Warto jednak wiedzieć, że prowadząc e-sklep raczej nie będziemy zmuszeni do ręcznego, masowego uzupełniania pliku CSV. Dlaczego? Większość dostawców udostępnia własne pliki XML. Można je eksportować i ewentualnie dostosować pod konkretny kanał reklamy. Jeśli robimy eksport produktów do pliku CSV z systemu sklepowego, to podczas konfiguracji eksportu prawdopodobnie będziemy mogli określić do jakiego kanału będzie przeznaczony plik. Jeśli nie, pomogą nam w tym specjalne wtyczki (np. dla Prestashop będzie to PriceWars).

A co jeśli plik CSV nie jest prawidłowy? Nie ma co się zrażać i panikować. Zacznijmy eksport pliku jeszcze raz i poprawnie zaznaczmy odpowiednie opcje. Jeśli to nie pomoże zapoznajmy się z wytycznymi kanału reklamowego i prześledźmy nasz plik, żeby dojść do źródła problemu. Może się okazać, że np. zaznaczyliśmy tabulaturę zamiast przecinków konfigurując plik. To się da łatwo naprawić.

Bez pliku produktowego zarządzanie sklepem internetowym z bazą produktów na poziomie nawet 2000 indeksów byłoby niemożliwe. Przy aktualizacji 300 produktu ten pierwszy już mógłby wymagać ponownej aktualizacji. Plik CSV to zbawienie dla zarządzających sklepem. W jednym miejscu można szybko i efektywnie wprowadzić zmiany, które pozwolą uruchomić, zoptymalizować i zwiększać konwersję kampanii prowadzonych w każdym kanale.